26 april 2024

Heb jij je facturen en betalingen goed geregeld? Een goede administratie is heel belangrijk, of je nu zelfstandige bent, een klein bedrijf hebt of een groot bedrijf runt.

Het kan natuurlijk een keer gebeuren dat het betalen van een rekening er even bij inschiet. Daarom is het ook fijn wanneer je hieraan herinnerd wordt d.m.v. een herinnering. In de wet is dit namelijk ook vastgelegd, dat particulieren, na het ontvangen van een herinnering, nog twee weken de tijd moeten krijgen om een openstaande rekening te voldoen. Dit noem je ook wel een WIK brief (de veertiendagenbrief) Er mogen dan nog geen incassokosten of andere extra kosten worden doorberekend.

Graag zetten wij het hieronder even voor je op een rij.

Stappenplan voor een goed debiteurenbeleid:

Duidelijke algemene voorwaarden: Zorg ervoor dat je in je algemene voorwaarden de betalingstermijn en de manier van betalen helder vermeldt.

Tijdige facturering: Stuur de factuur direct of kort na de levering van je dienst(en) of product(en) naar de klant.

Termijnen bewaken: Houd goed in de gaten wanneer betalingen binnen moeten zijn volgens je afspraken.

Eerste herinnering: Wanneer je geen betaling hebt ontvangen, stuur dan vriendelijk maar duidelijk een herinnering waarin je aangeeft binnen hoeveel dagen (bijvoorbeeld 5 dagen) de factuur moet worden betaald. Vermeld hierbij ook dat je wettelijke rente kunt berekenen als er niet op tijd wordt betaald.

Veertien dagen brief: Als er nog steeds geen betaling is ontvangen, stuur dan een brief waarin je aangeeft dat de klant in gebreke is en dat er naast de factuur ook buitengerechtelijke incassokosten (BIK) zullen worden toegevoegd als de betaling uitblijft. Belangrijk bij deze brief is dat je rekening dient te houden met de minimale termijn waarbinnen de klant nog de mogelijkheid heeft om tot betaling over te gaan je buitengerechtelijke kosten in rekening mag brengen. De klant moet daadwerkelijk minimaal 14 dagen de tijd krijgen. In dit geval is dus het moment van ontvangst van de betreffende brief van belang en niet de dagtekening van de brief. Om dit te voorkomen kun je het volgende in de brief opnemen: ‘Betaling dient te geschieden binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd/ door u is ontvangen’. Hou vervolgens bij het bewaken van de termijn hiermee rekening.  

Andere formuleringen kunnen mogelijk verwarrend of misleidend zijn voor de klant en kunnen om die reden mogelijk leiden tot afwijzing van de gevorderde buitengerechtelijke kosten.

Telefonisch contact: Als er na het verstrijken van een termijn geen reactie of betaling is ontvangen, kun je eventueel telefonisch contact opnemen. Blijf rustig en bereid het gesprek goed voor. Luister naar de klant en kijk of er wellicht een betalingsregeling mogelijk is. Bevestig eventuele gemaakte afspraken en termijnen altijd per e-mail.

Incassobrief (en/of procedure): geen betaling ontvangen? Dan wordt het misschien tijd om contact met ons kantoor op te nemen voor een incassobrief en/of het starten van een procedure.

Door bovenstaande stappen te volgen, kun je op een professionele en vriendelijke manier omgaan met wanbetalers en de kans op betaling vergroten, of je de veertiendagen brief verzend na de eerste of een tweede herinnering, dat is aan jou!

Wanneer een bedrijf een achterstand heeft met het betalen van een factuur hoeft er geen rekening gehouden te worden met de wettelijke staffel zoals die wel geldt voor particulieren. Je kan na een eerste herinnering met een betalingstermijn van bijvoorbeeld 5 dagen en bij het uitblijven van betaling al overgaan tot een incassobrief. In deze incassobrief kan je zelf de hoogte van de incassokosten bepalen. Dit moet wel schriftelijk zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden en moet natuurlijk wel redelijk zijn.

Hulp nodig bij het opstellen van de algemene voorwaarden? Of heb je alles geprobeerd maar is de rekening nog niet voldaan? Dan is het misschien tijd om contact met ons op te nemen voor advies en misschien wel voor die incassobrief en/of procedure?